kundcase

Nyligen skickade Collectum års-besked till 1,2 miljoner privatanställda tjänstemän. Genom att låta den svenska portooptimeraren 21 Grams effektivisera postprocessen sparar Collectum både pengar och får bättre kontroll på sina kostnader för utskrift och porto. Till sin hjälp har 21 Grams mjukvaran iSort, uppföljningstjänsten C/O och ett 25-tal svenska postföretag att tillgå.

Sedan flera år tillbaka sker Collectums alla utskick med hjälp av portooptimeraren 21 Grams. Så sent som i mars skedde det senaste stora utskicket då 1,2 miljoner privatanställda tjänstemän fick sitt års-besked i brevlådan.

– Sedan 2006 outsourcar vi hela vår postprocess till 21 Grams, vilket vi beräknar har sparat över två miljoner kronor per år. Så vi talar om enorma besparingar och det fina är att processen inte har varit förenad med extra utgifter eller insatser från vårt håll, utan 21 Grams tar hand om allt, säger Anders Gerebäck, driftchef på Collectum.

Collectum bildades 2002 och ägs av Svenskt Näringsliv och förhandlings- och samverkansrådet PTK. Collectum ansvarar för att administrera tjänstepensionen ITP för företag, försäkrade och försäkringsbolag. Detta innebär att Collectum årligen hanterar 19 miljarder kronor i premier fördelade på 28 000 företag och ett 20-tal försäkringsbolag. En av Collectums allra viktigaste uppgifter består i att ge företag och försäkrade tillförlitlig information om ITP, vilket gör att Collectums årliga utskick av års-besked spelar en avgörande roll i sammanhanget.

– Vi strävar hela tiden efter att hitta nya och smarta arbetssätt och sett ur ett sådant perspektiv är vårt samarbete med 21 Grams ett ypperligt exempel på detta, säger Anders Gerebäck.

21 Grams affärsidé bygger på att hjälpa företag och organisationer att nå lägre portokostnader genom effektiv hantering hela vägen från datafilen till brevlådan. I genomsnitt sparar varje kund som allra minst tio procent av sina totala portokostnader, men ofta rör det sig om betydligt större siffror än så, vilket Collectum kan intyga.

– Många tänker inte på att det finns stora pengar att spara kring post- och portohantering. Särskilt för organisationer som liknar vår, det vill säga som har riktigt stora volymer på sina utskick. Så ju större utskick det rör sig om desto mer kan du spara, säger Anders Gerebäck.

I och med samarbetet med 21 Grams beräknar Collectum ha sparat resurser inom tre viktiga huvudområden: Avtals- och fakturakontroll cirka 1-2 procent per år, portooptimering 10 procent per år och ytterligare 5-10 procent på smartare rutiner vid val av kuvert och brevpapper. Sammantaget ger det en total besparing på cirka 17 procent per år.

Enkelt förklarat innebär portooptimering att företag som 21 Grams processar en kunds befintliga postfiler. I samband med detta analyseras vilka postnummer som täcks av vilka postoperatörer och vad dessa har för olika utdelningsdagar, rabattering med mera. I samband med analysen används sorteringsalgoritmer för att effektivisera och minimera kundens administrativa hantering kring porto och post. Med hjälp av 21 Grams administrativa posttjänst C/O Care Of, där även portooptimeringstjänsten iSort ingår, kunde Collectum få bättre transparens över postflöden såväl som kostnader förenade med dessa.

Detta innebär att 21 Grams kan garantera kunderna lägsta möjliga porto vid varje utskick, utan att för den sakens skull tumma på kvaliteten. Portooptimering genom alternativ posthantering är en snabbt växande nisch med postföretag såsom Citymail, Gefle Mail och Luleå Mail knutna till sig som underleverantörer.

– Vi har gått igenom hela processen kring Collectums utgående post-, IT- och utskriftshantering, val av postdistributörer och vilka produkter som är mest lämpade för respektive utskick. Ganska snart visade det sig att det fanns stora pengar att spara på en mer effektiv hantering. I så gott som samtliga fall vi tar oss an finner vi stora besparingsmöjligheter, säger Stefan Blomqvist, vd på 21 Grams.

Totalt har 21 Grams ett 25-tal underleverantörer att tillgå, varav Posten såklart är en av dessa.

Den svenska postmarknaden var först ut att avregleras i Europa. Detta skedde redan 1993. Som dåvarande Norden-chef på Streamserve insåg Stefan Blomqvist att avregleringen skulle generera nya affärsmöjligheter inom postområdet och år 2004 skapades 21 Grams. Resten är historia.

– Collectum har som viktig uppgift att öka de privatanställda tjänstemännens kunskap om tjänstepensionen ITP och dess betydelse för den totala pensionen. Genom de resurser vi nu får över i och med att vi har lagt ut all posthantering på 21 Grams kan bland annat bidra till ett ännu bättre resultat inom detta område, säger Anders Gerebäck.

Collectum i praktiken:
Utmaning:
Att minimera kostnader och administration vid post- och portohantering i samband med Collectums regelbundna utskick av ITP-besked mm till 1,2 miljoner svenskar.

Genomförande:
Collectum använder Care Of 21 Grams, vilket är en administrativ posttjänst för uppföljning, kontroll och fakturering av postsändningar via en eller flera postoperatörer. C/O-tjänsten förutsätter att Collectum har portoptimeringstjänsten iSort installerad, antingen internt eller hos vald extern printoperatör, vilket i Collectums fall är Logica.
C/O-tjänsten är uppdelad i följande funktioner:
1. Framtagning av följesedel för posthantering. Genom mjukvaran iSort väljs den ekonomiskt sett mest fördelaktiga kombinationen av postoperatörer samt sortering av filen för att uppnå maximal postrabatt. Efter det att filen har sorterats för respektive postoperatör utformar systemet en följesedel. Denna innehåller antalet brev, vald operatör, tjänst vikt och eventuell ytterligare data postoperatören behöver ha tillgång till.

2. Postinlämning. Printoperatören genomför, efter print och kuvertering, postinlämning baserat på följesedeln.

3. Mottagning av postfakturor. Efter postinlämning delar respektive postoperatör ut breven. Därefter ställs en faktura ut ett par dagar efter postinlämning.

4. Fakturakontroll. Fakturorna från postoperatörerna kontrolleras gentemot motsvarande iSort rapporter och följesedlar, enligt ovan, så att all data vad gäller volym, vikt, pris och tjänst stämmer. Om eventuella avvikelser upptäcks kommuniceras dessa direkt till kund.

5. Sammanställning av faktura. Samtliga postfakturor sammanställs för önskad period (vecka, månad) till kunden.